Como delegar tarefas efetivamente

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a delegar com eficácia para que sua equipe compartilhe a carga de trabalho e faça progressos que beneficiem a todos.

1. Escolha a pessoa certa para o trabalho

Parte de ser um bom líder é entender os pontos fortes, fracos e preferências de seus funcionários. Se você precisa delegar uma tarefa que exige grande colaboração para ser concluída, não delegue a alguém que prefere trabalhar sozinho. Delegue a alguém que tenha facilidade em trabalhar em grupo. 

Permitir que as pessoas escolham as tarefas que lhes são delegadas é outra forma de construir confiança e inspirar o envolvimento entre sua equipe.

2. Explique por que você está delegando

Se você não explica porque está delegando uma tarefa, a atividade deixa de fazer sentido. Ajuda muito quando você fornece o contexto do porquê está dando essa responsabilidade.

Quando você selecionar pessoas para delegar, diga a elas por que você as escolheu especificamente e como você espera que isso as ajude a crescer. Ajude-os a ver cada tarefa delegada como uma oportunidade de assumir mais responsabilidades ou desenvolver novas habilidades.

3. Forneça as instruções corretas

Todo bom gestor fornece informações básicas e importantes, sem apresentar traços de microgerenciamento. Dessa forma, é importante delegar resultados, ao invés de métodos. 

Por exemplo, diga: 'Aqui está o que estamos fazendo. Aqui está o que procuramos. Eu quero que você obtenha a venda, ao invés de acompanhar estas ligações’.

Diga aos funcionários quais são seus objetivos ou marcos que você espera atingir e deixe-os resolver o problema à sua maneira. Não procure perfeição ou microgerenciamento; outra pessoa pode concluir uma tarefa de maneira diferente da sua. Contanto que você obtenha o resultado que está procurando, tudo bem.

4. Forneça recursos e treinamento

Você deve garantir que a pessoa encarregada de um trabalho ou projeto tenha as ferramentas e recursos que precisa para ter sucesso. Uma boa regra prática de treinamento é: eu faço, nós fazemos, você faz ’(ou seja, me veja fazer isso, então vamos fazer juntos, agora você tenta).

Certifique-se de que, ao delegar uma tarefa, a pessoa tenha as ferramentas e habilidades que precisa para concluí-la - ou forneça uma maneira de trabalhar nessas habilidades. Por exemplo, se você pedir a alguém para usar uma ferramenta específica que nunca usou antes para concluir uma tarefa, certifique-se de que há um plano para que ela se familiarize com a ferramenta primeiro.

5. Delegue responsabilidade e autoridade

Você provavelmente já passou por uma situação em que foi incumbido de alguma tarefa, mas não se sentiu totalmente capacitado para tomar decisões. Com isso, o trabalho fica travado, você acaba tendo que pedir ajuda, e a tarefa toma mais tempo tanto do funcionário quanto do gerente.

Os gerentes que deixam de delegar responsabilidades acabam se reportando a seus subordinados e fazendo parte do trabalho, ao invés do contrário. Por isso, promova um ambiente e uma cultura onde as pessoas sintam que são capazes de tomar decisões, fazer perguntas e tomar as medidas necessárias para concluir o trabalho.

6. Verifique o trabalho e forneça feedback

Não há nada pior do que um gerente que delega algo a um funcionário e depois culpa o funcionário quando algo dá errado. Não seja esse gerente.

Verifique o trabalho que você delegou aos seus funcionários quando estiver concluído, certifique-se de que eles o fizeram corretamente e dê-lhes qualquer feedback necessário para melhorar ao lidar com a tarefa no futuro.

7. Diga obrigado

Quando alguém concluir uma tarefa ou projeto que você delegou, mostre genuíno apreço e indique aspectos específicos que foram acertados ou realizados de forma errônea. Quando você toma nota dessas especificações, está dando às pessoas um roteiro do que elas devem continuar a fazer para ter sucesso.

Esta é a etapa mais simples, mas uma das mais difíceis para muitas pessoas aprenderem. Dessa forma, você inspirará lealdade, proporcionará satisfação real pelo trabalho realizado e se tornará a base para aconselhamento e avaliações de desempenho.

Os benefícios de aprender a delegar

Se você delega bem, pode aumentar a confiança e o comprometimento dos seus funcionários, melhorar a produtividade e garantir que as pessoas certas estejam executando as tarefas que melhor lhes convêm.

Portanto, não tenha medo de passar o bastão. Pode levar um pouco de prática para se tornar um grande delegador, mas se você trabalhar nisso, todos irão mais longe.