Sistemas de comunicação empresariais: por que utilizá-los?

Os sistemas de comunicação empresarial são os meios pelos quais as empresas transmitem as informações para realizarem negócios. A ferramenta pode ser interna, entre funcionários, ou externa, para o público em geral e para os clientes. A forma mais básica de um sistema de comunicação é o suporte por e-mail e / ou telefone. Sistemas de comunicação de negócios mais robustos vêm com suporte para mensagens instantâneas, videoconferência e transmissões de áudio via Internet. A forma pela qual as empresas escolhem se comunicar também determina a eficácia dessa comunicação. Isso pode ser por meio de texto, áudio, vídeo ou um sistema que utiliza os três. Ao escolher qualquer sistema de comunicação, o importante é perceber que se comunicar não significa apenas falar. Embora a conversa possa transmitir informações valiosas, nem sempre o ouvinte compreende inteiramente as informações transmitidas. Falar, ouvir e responder são partes importantes dos sistemas de comunicação de uma empresa. Se não houver um sistema para permitir o processo de receber feedback e responder a esse feedback, o sistema de comunicação não será eficaz. Por que os sistemas eficazes de comunicação empresarial são importantes? Quando a comunicação é eficaz, a mensagem é claramente transmitida e recebida, assim como entendida. Nem sempre é possível para a pessoa se comunicar saber se a mensagem foi entendida. Por que as comunicações comerciais se desintegram? Quando ocorrem falhas na comunicação, geralmente é por um dos motivos apresentados na sequência:

• A mensagem não foi transmitida claramente, em linguagem fácil de entender.
• Havia uma barreira linguística ou cultural entre a mensagem e o receptor.
• O modo errado foi selecionado para entregar a mensagem.
• A mensagem não pareceu suficientemente importante para o receptor se lembrar dela.
• Houve uma distração que fez com que o receptor não ficasse focado na mensagem.

Como isso afeta sua linha de fundo? Embora nem sempre seja fácil quantificar os resultados de bons sistemas de comunicação de negócios, a comunicação deficiente vem com uma sobrecarga considerável. De acordo com a Society for Human Resource Management, uma pesquisa com 400 empresas norte-americanas, que envolveu cem mil funcionários, citou uma perda média por empresa de US$62,4 milhões por ano. Isto aconteceu principalmente pela comunicação inadequada realizada para e entre funcionários. Empresas menores, de 100 funcionários por exemplo, podem perder uma média de US$420 mil por ano. E essa é apenas a perda devido a comunicações internas! Se você estender isso para as comunicações com os clientes, não é difícil imaginar o quanto isso poderia ser mais alto. Tipos de sistemas de telefone comercial O uso comercial do telefone já percorreu um longo caminho desde o primeiro telefonema de Alexander Graham Bell, em 1876. Durante décadas, pessoas de negócios receberam telefonemas e fizeram ligações de uma linha, em uma mesa. Uma vez que o telefone ficou mais onipresente, os call centers facilitaram o acesso das empresas aos clientes sem funcionários internos em período integral. ​ Os correios de voz garantiram que você ainda transmitisse sua mensagem mesmo com um tom de ocupado no final do recebimento. Por fim, a adoção total do celular permitiu que as empresas se comuniquem sem um telefone fixo conectado a uma linha em uma mesa. Isso permite que os negócios operem remotamente e em escala global. Também possibilitou que uma força de trabalho remota ou um proprietário comercial fizesse chamadas em trânsito. 1) Sistemas de telefone comercial comercial As empresas hoje podem escolher entre vários tipos de sistemas de telefone comercial, como PABX / PBX, sistema de chaves e sistemas de telefonia VoIP. 2) PABX / PBX Uma central telefônica privada (PABX) é mais comumente chamada de PBX (private branch exchange, troca de agência privada) atualmente. Originalmente, a “troca” exigia o uso de um operador ao vivo. Agora, a transferência de uma chamada é automática. Os sistemas telefônicos PBX estão disponíveis como soluções hospedadas, virtuais ou no local, que permitem que muitos usuários compartilhem uma linha para fazer chamadas. 3) Sistema Chave O sistema principal é outro tipo importante de sistema telefônico no mercado atual, o melhor para empresas menores. Um sistema de chaves possui telefones com vários botões (“teclas”) e luzes que indicam quais linhas estão em uso. Este é um sistema de comunicação empresarial que utiliza botões de espera, intercomunicadores, viva-voz, música em espera e discagem de memória. 4) Sistemas de telefonia VoIP Esta é a próxima geração de comunicação empresarial, que permite a transmissão de chamadas telefônicas pela Internet, em vez de usar telefones fixos tradicionais. O VoIP (pronuncia-se “voyp”) economiza dinheiro porque as tarifas de ligações interurbanas tradicionais não se aplicam. Não há despesas adicionais de infra-estrutura, como telefones de mesa individuais para funcionários. O VoIP utiliza todos os avanços das idades anteriores da tecnologia de comunicação empresarial digital. Os usuários podem aproveitar os recursos como bate-papo, conferência, mensagens instantâneas, fax e muito mais, tudo em um único sistema.

Como escolher o sistema de comunicação empresarial correto Ao selecionar as opções do sistema de comunicação comercial, considere as seguintes situações. Isso garantirá que seu sistema atenda às suas necessidades.

• Trabalho remoto - a comunicação baseada na Internet permite que você use dispositivos portáteis. Faça ligações nacionais ou internacionais de onde você estiver e evite pagar as tarifas tradicionais de longa distância.
• Recursos adicionais - Você se sente à vontade usando um sistema de botões para colocar as pessoas em espera, transferir chamadas ou ver quais linhas estão ocupadas? A comunicação baseada na Internet permite que você utilize recursos adicionais, como chamada em espera, identificador de chamadas e correio de voz, mas não exige um sistema de botões físicos como o Key Systems. Os sistemas VoIP permitem videoconferência, bate-papos, mensagens instantâneas e outros recursos, todos utilizando o mesmo sistema de internet que você usa para verificar seu e-mail.
• Conveniência e flexibilidade - Os sistemas baseados em mesa exigem que um operador esteja presente para receber ou transferir chamadas. Se conveniência e flexibilidade são importantes para você, considere sistemas baseados na Internet que não têm essas limitações.

Como os sistemas de comunicação empresarial evoluíram Os métodos de telecomunicação deram saltos astronômicos através dos tempos. Começando com o telégrafo e depois passando para o telefone, rádio, televisão e agora e-mail, mensagens instantâneas, vídeo e transmissões de áudio. Décadas atrás, o dono de uma empresa ditava um memorando, que depois era entregue a cada funcionário. O estilo de gerenciamento era de cima para baixo. Hoje, ferramentas como e-mails de grupo, bate-papos em grupo e ferramentas internas de mensagens permitem uma forma muito menos hierárquica de governança corporativa. Os funcionários agora têm uma maneira mais fácil de responder e participar. Abrir as comunicações dessa maneira também deixa os funcionários mais valorizados. A comunicação mais aberta também traz benefícios para o proprietário ou gerente da empresa. Eles são facilmente capazes de obter uma visão em tempo real de como os processos de negócios estão operando. Comunicação de dados antes e depois A comunicação de dados fez muitos avanços ao longo dos anos. A rádio começou em 1920. Em 1947, a transmissão televisiva tornou-se normalizada. Em 1963, foi lançado o primeiro satélite de comunicações geossíncronas. O primeiro e-mail foi enviado ao Massachusetts Institute of Technology em 1965. A primeira iteração da Internet foi lançada on-line em 1969. Em 1976, os primeiros computadores pessoais do mundo apareceram. Os primeiros adotantes começaram a usar o primeiro celular em 1981. ​ A primeira mensagem de texto foi enviada em 1992. A transmissão de rádio via Internet foi lançada em 1994. O Skype foi lançado em 2003. O iPhone foi lançado em 2007. Como você pode ver, os avanços começaram a acontecer em menos e menos tempo com o passar dos anos. Os sistemas de comunicação de negócios de hoje são capazes de aproveitar de todas as inovações que vieram antes. Em um sistema de comunicação empresarial moderno, todos eles se juntam como um sistema baseado na web tudo-em-um.